Dengan munculnya teknologi yang semakin canggih, dan kumputer sebagai
penunjang teknologi tersebut, memudahkan seseorang akuntan dalam menjalankan
tugasnya. Pada saat ini, tugas dari para akuntan tidak terlalu sulit. Hal ini
disebabkan munculnya software-software akuntansi yang mendukung kinerja
mereka, dan menyebabkan tugas mereka menjadi sangat mudah.
Software-software yang muncul bukan hanya akuntansi keuangan saja,
melainkan software akuntansi manajemen (costing, budgeting, dan
sebagainya) hingga software pajak sudah banyak bermunculan.
Lalu, apa fungsi akuntan di tengah maraknya software akuntansi,
keuangan dan pajak?
“Tidak perlu tenaga akuntan, tinggal beli software,” kata penjual software.
Pernyataan tersebut sering terlintas di benak kita yang masih kuliah
ini. Tapi dengan dimudahkannya pekerjaan sebagai akuntan, sebaiknya kita tidak
berpuas diri. Sesungguhnya fungsi utama seorang akuntan bukan menjurnal atau
menyusun laporan keuangan. Fungsi tersebut seharusnya dilakukan oleh bookkeeper
pada perusahan kecil menangah, seorang akuntan sebagai pengawasnya.
Berikut ini adalah fungsi-fungsi utama seorang akuntan yang belum bisa
diambil alih oleh software akuntansi :
1. Fungsi
Validasi
Fungsi utama
seorang akuntan yang belum bisa diambil alih oleh software adalah proses
validasi transaksi.
Misalnya: Ketika seorang akuntan A
melakukan input pembayaran atas Nota Tagihan #500 dari PT. ABC senilai Rp 20
juta, pada software akuntansi akan langsung mengurangi Utang atau PT.
ABC sekaligus mengurangi saldo Kas sebesar Rp 20 juta, secara otomatis. Namun
software tidak mengerti apakah pembayaran itu valid atau tidak. Asal
sudah diinput, maka software mangasumsikan itu telah melalui proses validasi.
Di sinilah fungsi Akuntan
dibutuhkan, yakni melakukan validasi. Yaitu memeriksa kelengkapan bukti
pendukung (Nota Tagihan, Resi Penerimaan Barang yang telah ditandatangani oleh
petugas yang berwenang) dan membandingkan angka Utang pada sistem dengan yang
tertera dalam nota tagihan dan dokumen pendukung, sebelum pembayaran
dijalankan.
2. Fungsi
Analisa
Dalam siklus
proses akuntansi, pekerjaan yang melibatkan aktivitas analisa ada pada 2 titik,
yaitu:
·
Sebelum masuk ke dalam system (software
akuntansi). Analisa dilakukan terhadap nota dan bukti pendukung lain sebelum
diinput ke dalam software, untuk menentukan akun yang sesuai. Fungsi ini
harus dilakukan oleh seseorang data entry staff bukan oleh seorang
akuntan, yang melakukan input transaksi. Melakukan penghitungan fisik barang
keluar/masuk lalu membandingkannya dengan jumlah yang tertera di nota—sebelum
input dilakukan—tergolong proses analisa yang tidak bisa dilakukan oleh software.
Namun tidak harus dilakukan oleh akuntan, cukup oleh pegawai pengiriman dan
receiving.
·
Setelah masuk ke dalam system (software akuntansi). Di wilayah inilah fungsi akuntan diperlukan, yakni memastikan semua
transaksi telah diinput ke dalam akun yang sesuai dengan nilai nominal yang
benar. Fungsi ini tidak dilakukan setiap kali ada transaksi, melainkan
terjadwal secara berkala—disebut dengan proses “ledger detail review”—
dapat dilakukan secara harian, mingguan atau bulanan. Namun harus dilakukan
sebelum tanggal tutup buku.
3. Fungsi
Rekonsiliasi
Selain
validasi dan analisa, seorang akuntan juga dituntut untuk merekonsiliasi semua
akun yang ada.
Jika di
kampus hanya diajari cara merekonsiliasi Kas, dalam pekerjaan yang sesungguhnya
semua akun harus direkonsiliasi. Mulai dari Kas, Piutang, Deposit, Persediaan,
Surat Berharga, Aktiva Tetap, Pajak Tangguhan, Akumulasi Penyusutan dan
Amortisasi, Kredit Pajak (Lebih bayar dan Faktur Pajak Masukan), Utang Lancar,
Utang Jangka Panjang, Modal, Ekuitas, Pendapatan, Biaya, hingga Laba Ditahan,
PPh (semua pasal), PPN, PPNBM (jika ada). Semuanya harus direkonsiliasi.
(a) Reguler –
Secara rutin dan terjadwal akun-akun direkonsiliasi, setidak-tidaknya sekali
sebelum tutup buku.
Catatan: Fungsi
rekonsiliasi rutin dan terjadwal sering dilakukan oleh data entry staff
atau bookkeeper. Hal ini diperbolehkan selama akuntan masih mengawasi
dan mengotorisasi rekonsiliasi yang dilakukan. Karena hal ini menyangkut
masalah “pemisahan fungsi” dalam upaya menjaga fungsi internal control tetap
berfungsi efektif.
(b) Insidentil –
Rekonsiliasi akun juga dilakukan setiap saat diperlukan. Misalnya: hasil
validasi dan analisa menunjukkan indikasi ketidakwajaran pada suatu akun. Dalam
kondisi seperti ini seorang akuntan harus melakukan pemeriksaan/investigasi.
Hasil investigasi biasanya akan berdampak pada rekonsiliasi. Tindakan
rekonsiliasi semacam ini hanya boleh dilakukan oleh seorang akuntan dengan
persetujuan seorang controller atau CFO.
Semua akun
harus direkonsiliasi untuk memastikan semua transaksi telah diukur, diakui, dan
dilaporkan dengan benar. Artinya, akuntan di semua lini dan seksi harus
melakukan fungsi ini. Software akuntansi belum mampu mengambil-alih fungsi ini.
4. Fungsi
Evaluasi
Fungsi
validasi sehari-hari dan fungsi analisa secara berkala, masih perlu pengawasan
untuk memastikan kedua fungsi ini telah berjalan secara efektif dan konsisten,
sehingga laporan keuangan yang dihasilkan benar-benar bebas dari “salah saji
bersifat material” (material misstatement). Fungsi evaluasi ini
dilakukan oleh akuntan lainnya, yakni internal dan external auditors, melalui
proses AUDIT.
Khususnya
oleh auditor internal, proses evaluasi tidak hanya dilakukan pada transaksi dan
laporan keuangan yang dihasilkan saja, melainkan juga pada system yang
digunakan untuk mengolah data transkasi dan menyusun laporan keuangan. Fungsi
pengawasan ini tidak bisa dilakukan oleh software akuntansi. Meskipun
menggunakan software khusus audit.
5. Fungsi
Rekomendasi
Validasi,
Analisa, Rekonsiliasi dan Evaluasi (termasuk audit internal atau external)
tidak ada gunanya jika tidak menghasilkan rekomendasi. Tujuan utama dari
fungsi-fungsi tersebut untuk mencegah, menemukan ketidaksempurnaan dan celah
kelemahan (loop holes), untuk diperbaiki, dikoreksi, direvisi, kalau
perlu dibongkar (overhaul) lalu diganti seluruhnya dengan yang lebih
baik.
6. Fungsi Perbaikan (Revisi
dan Koreksi)
Fungsi rekomendasi hanya akan
efektif bila ada tindak lanjut berupa perbaikan. Untuk kesalahan pengukuran,
pengakuan dan pelaporan diperbaiki dengan jurnal penyesuaian (adjustment
entry) atau jurnal koreksi (correction entry). Akuntan
bertanggungjawab untuk memastikan jurnal yang diperlukan sudah benar-benar
diinput, dan hasil perbaikan benar-benar telah diperbaiki dalam laporan
keuangan.
Daftar Pustaka :
http://rcsplt.blogspot.com/2011/10/makala-software-akuntansi.html
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id
Karya ini ditulis oleh :
Dwi Apriliyani ( NRP : 3203013122 )
Dwi Apriliyani ( NRP : 3203013122 )
